W momencie, gdy w firmie pojawia się konieczność wdrożenia nowego oprogramowania stajemy przed bardzo trudnym (z pozoru) wyborem. Czy powinniśmy skorzystać z gotowych rozwiązań dostępnych na rynku? A może lepiej stworzyć rozwiązanie dedykowane, szyte na miarę naszych potrzeb? W tym artykule postaramy się pomóc wszystkim, którzy stają na rozdrożu nie wiedząc, w którą stronę iść.

Określenie potrzeb

Pierwszą, podstawową rzeczą jaką należy wykonać jest dokładne określenie potrzeb biznesowych jakie musi zaspokajać oprogramowanie. Zaczynamy od wsłuchania się w problemy jakie towarzyszą pracownikom na co dzień. Podczas współpracy z jednym z naszych klientów usłyszeliśmy między innymi:

  • „Nie mam pojęcia jakie możliwości sprzedażowe posiadamy.”
  • „Dzwoniłem wczoraj do klienta po czym usłyszałem, że mój kolega już do niego dzwonił, dosłownie 5 min wcześniej pytając o te same rzeczy.”
  • „Nie mamy kontroli nad działaniami naszego działu sprzedaży. Nie jesteśmy w stanie określić ich skuteczności, a co za tym idzie nie wiemy czy należy ich ukarać, czy wynagrodzić.”

Po skompletowaniu listy potrzeb doszliśmy do wniosku, że system jakiego potrzebuje nasz klient to CRM. 

Analiza rynku

W momencie, gdy wiemy jaki typ oprogramowania potrzebujemy wykonujemy analizę dostępnych rozwiązań. Podczas tego procesu bierzemy pod uwagę wszystkie najważniejsze potrzeby biznesowe określone w poprzednim punkcie. Dopasowujemy możliwości oprogramowania do potrzeb naszego klienta. Niestety w 9/10 przypadków nie udaje nam się znaleźć rozwiązania spełniającego 100% wymagań biznesu.

Przedstawiając ofertę zawsze przedstawiamy jednak dwa warianty współpracy:

  • Zakup i wdrożenie gotowego rozwiązania. (w przypadku, gdy takie oprogramowanie istnieje)
  • Stworzenie dedykowanego oprogramowania spełniającego wszystkie wymagania.

Pomiędzy powyższymi typami software’u istnieje jedna, bardzo istotna różnica, której 99% klientów nie dostrzega. Mówimy tu o „czasie produkcji”. Często podczas wyboru rozwiązania dedykowanego słyszymy „To powinno być w standardzie, wszystkie systemy tej klasy to posiadają”. Należy pamiętać, że gotowe systemy dostępne na rynku nie powstawały z dnia na dzień. Wypracowane standardy czasami wymagają od firmy rozwijającej oprogramowanie wielu lat.

Oprogramowanie dedykowane, to czysta karta. Zaczynamy nie posiadając praktycznie nic poza doświadczonym zespołem gotowym sprostać każdemu zadaniu. Ogromną zaletą systemów tej klasy jest możliwość wyselekcjonowania jedynie wybranych „standardów” znanych z różnego oprogramowania z jakiego korzystamy, czy korzystaliśmy w przeszłości. Dzięki temu mamy pewność, że klient płaci jedynie za funkcjonalność, która będzie mu niezbędna do pracy. Co więcej posiadając tylko potrzebne funkcje interfejs oraz ergonomia pracy zostaje zoptymalizowana.

Analiza finansowa

Zazwyczaj rozwiązania dedykowane są droższe od wdrożenia gotowego oprogramowania. Wynika to ze wspomnianej wcześniej „czystej karty” z jaką zaczynamy pracę nad systemem. Można jednak uniknąć sztucznego nadwyrężania budżetu projektu. Wymaga to jasnego, skondensowanego określenia potrzeb. Po analizie biznesowej i przedstawieniu przez nas proponowanej listy funkcjonalności jakie powinno posiadać oprogramowanie należy określić ich priorytety.

Po drugiej stronie stawiamy budżet niezbędny na zakup i wdrożenie gotowego oprogramowania. Staramy się dać maksymalnie duży wybór, aby dać pewność naszym klientom, że podejmują odpowiedzialną decyzję na podstawie rzetelnych informacji.

Konsekwencje wyboru

Każdy wybór ma swoje plusy i minusy. Postanowiliśmy w formie tabelarycznej przedstawić skondensowane wady i zalety rozwiązania dedykowanego w konfrontacji z gotowymi systemami.


 

Rozwiązania dedykowane

Gotowe oprogramowanie

Koszt

Dopasowany do wymagań projektu

Narzucone przez producenta

Koszty dodatkowe

- Utrzymanie systemu

- Utrzymanie systemu

- Licencje cykliczne ze strony producenta

- Aktualizacje systemu wymagane przez producenta

Możliwości oprogramowania

Nieograniczone

Ograniczone przez producenta

Rozwiązania nieszablonowe / bardziej zaawansowane

- Możliwe do wykonania

- Nie powodują dodatkowego kosztu

- Możliwe poprzez utworzenie własnych rozwiązań zintegrowanych z gotowym oprogramowaniem

- Trudne lub niemożliwe do wykonania bez wsparcia producenta

- Mogą spowodować dodatkowy koszt

Ograniczenia

- Możliwości technologiczne

- Możliwości technologiczne

- Hermetyzacja ze strony producenta

- Specyficzne wymagania ze strony producenta


Ostateczna decyzja

Posiadając pełen zakres informacji łatwiej podjąć decyzje, która z pewnością będzie odpowiednia. Z odpowiednim partnerem technologicznym ryzyko w zasadzie jest bliskie zeru. Wymaga to jednak zaufania obustronnego oraz postawienia jasnych celów. Na co dzień dbamy o interes naszych klientów, którzy powierzają nam ogromną odpowiedzialność za odpowiedni dobór, dostarczanie oraz utrzymanie oprogramowania.