Jak wynika z badań*, w Stanach Zjednoczonych niemal 70% projektów IT kończy się porażką, w Polsce odsetek ten wynosi prawie 80. W czym tkwi przyczyna tak niewielkiej skuteczności, jakich błędów należy unikać, by nasz projekt znalazł się w szczęśliwych 20%?

Rozwiązania IT stają się niezbędne niemal w każdej dziedzinie życia. Powszechny charakter wdrożeń informatycznych sprawia, że oczekiwania wobec projektów tego typu rosną. Niestety większość z nich nadal kończy się fiaskiem bądź przekroczeniem zakładanego czasu realizacji i budżetu. Powodów tej sytuacji należy upatrywać z jednej strony w specyficznym charakterze projektów, z drugiej zaś – w błędach zarządzania.

1. Niedostateczne planowanie

Przygotowania do projektu często traktowane są po macoszemu. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klienta, który liczy na szybkie wyniki, rzucamy się w wir wdrażania bez odpowiedniego planu. Takie postępowanie już z góry skazuje nas na niepowodzenie lub w najlepszym razie – spore utrudnienia w realizacji projektu. Prawidłowe zarządzanie wymaga szczegółowej analizy już na samym wstępie, dlatego zanim rozpoczniemy wdrażanie jakiegokolwiek przedsięwzięcia, zbadajmy jego przydatność, określmy cel, zagrożenia i budżet. Następnie warto sporządzić precyzyjny harmonogram prac i zbudować zespół projektowy, który będzie w stanie zrealizować założenia w wyznaczonym czasie. W Born4Code klient może liczyć na 5 dni pracy nad koncepcją projektu bez żadnych opłat. Wspólnie doprecyzujemy pomysł, dzięki czemu, doskonale znając oczekiwania i możliwości, zyskamy pewność realizacji przedsięwzięcia.

2.  Źle oszacowany budżet

Ze względu na brak prostych i niezawodnych wskaźników, oszacowanie kosztów projektów informatycznych jest bardzo trudne. Dodatkowo, w obliczu rosnącej konkurencji, zdarza się, że firmy zaniżają ceny oferowanych usług, by tylko otrzymać zlecenie. Ogranicza to możliwości realizacji projektu w ramach założonego planu oraz powoduje przekraczanie budżetów. Według badań PMResearch.pl połowa projektów (których rezultat ocenia się jako częściowy sukces) wydaje o połowę więcej, niż szacowano w kosztorysie, a 23% podnosi wysokość wydatków aż dwukrotnie! Jak znaleźć rozwiązanie? Po pierwsze: analiza na bazie doświadczenia, pozwalająca na określenie globalnych nakładów na projekt, po drugie – stosowanie elastycznych budżetów, modyfikowanych aneksami.

3. Nierealne terminy

Przekroczenie zakładanego czasu realizacji projektów to problem nawet większy, niż niedotrzymanie budżetów. Współpraca z klientem (czy zwierzchnikiem) bywa trudna, jednak to od zarządzającego zespołem w dużej mierze zależy, ile da się wynegocjować w kontrakcie i jak będzie wyglądać realizacja poszczególnych etapów projektu. Opracowanie realnego harmonogramu, opartego o nasze zasoby i informacje na temat potrzeb dyktowanych specyfiką danego wdrożenia, pozwoli na właściwe wywiązanie się ze zobowiązań.

4. Brak skutecznego lidera

Cechy, jakimi charakteryzuje się osoba stojąca na czele zespołu realizującego projekt IT, to jeden z najważniejszych elementów decydujących o skuteczności przedsięwzięcia. Niewłaściwy wybór zarządzającego jest jak powierzenie okrętu amatorowi – skończy się utonięciem lub, w najlepszym razie – utknięciem na mieliźnie. Osoba kierująca tak skomplikowaną operacją powinna posiadać nie tylko wiedzę techniczną, ale i zespół cech związanych z umiejętnym zarządzaniem czasem, budżetowaniem i spójnym projektowaniem, a także tak zwane kompetencje miękkie (asertywność, zdolności negocjacyjne, odporność na stres).

5. Niewłaściwe delegowanie zadań i określanie kompetencji

Jak wspomniałem, niewłaściwy przywódca to najlepszy przepis na katastrofę projektu. Brak skutecznego zarządzania skutkuje między innymi nieodpowiednim rozdzieleniem zadań oraz określeniem harmonogramu, słowem – nikt nie wie, co robi i na kiedy ma to być gotowe. Mglisty zakres kompetencji poszczególnych członków zespołu, poza chaosem, generuje również konflikty i utrudnia pracę.

6. Brak komunikacji i niedostateczne monitorowanie realizacji

Kolejnym z elementów hamujących realizację projektów jest brak skutecznej wymiany informacji w zespole. Trudno oczekiwać efektywności, jeśli poszczególni członkowie grupy nie wiedzą, na jakim etapie znajduje się projekt, jakich zmian wymaga i w jaki sposób ich działanie wpłynie na wynik pracy kolegów. Osoba zarządzająca projektem powinna na bieżąco monitorować przebieg procesu i dopilnować właściwego przepływu informacji.

7. Niewłaściwa metodyka i niedokładna dokumentacja

Gwoździem do trumny projektu są nieskuteczne instrumenty zarządzania projektem oraz stosowanie rozwiązań niedopasowanych do jego specyfiki. Nie sposób oczekiwać pozytywnych efektów, gdy pracujemy w oparciu o wadliwą procedurę. Podstawowym warunkiem skuteczności projektów IT jest opracowanie spójnej metodyki, dostosowanej do wielkości i stopnia skomplikowania przedsięwzięcia. Równie istotne jest dokładne dokumentowanie wszelkich postępów, a także zmian, wraz ze wskazaniem powodów oraz efektów ich wprowadzenia. Pamięć ludzka jest ulotna, dlatego warto notować wszystko to, co pomoże w realizacji kolejnych etapów projektu oraz uniknięciu powtarzania tych samych błędów. Posiadanie szczegółowej dokumentacji jest również niezwykle pomocne w rozmowach z klientem.

Jak widać, bez przeprowadzenia dogłębnej analizy i uwzględnienia takich czynników, jak czas, zasoby ludzkie i budżet, oczekiwanie powodzenia projektu jest czystą naiwnością. Nawet najbardziej wykwalifikowany zespół techniczny nie będzie w stanie wykonać zadania, jeśli nie zapewnimy mu właściwego zarządzania.

*Standish Group Report, 2006, Raport z polskiego badania projektów IT 2010